PENINGKATAN RELEVANSI DAN KUALITAS DIRI MENUJU PELAYANAN PRIMA BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

    Seiring dengan pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, ribuan bahkan jutaan informasi setiap harinya diterbitkan dalam berbagai bentuk rekaman. Buku, majalah, surat kabar, hasil seminar, hasil penelitian dan media informasi lainnya setiap hari terus berkembang, baik kualitas maupun kuantitasnya. Media tersebut secara terus menerus menyimpan informasi dalam jumlah yang sangst besar dengan berkembangnya pengetahuan manusia sebagai pencipta informasi.

    Sementara itu civitas akademika sebagai salah satu pengguna yang paling berperan dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi, harus mampu memilih informasi yang sesuai dengan bidang yang dikembangkannya. Perpustakaan perguruan tinggi sebagai pusat pengelola informasi berfungsi sebagai penghimpun, pengolah sekaligus pusat yang menyebarluaskan informasi untuk mendukung terwujudnya misi lembaga induknya. Oleh karena itu perpustakaan selalu berusaha mengorganisasikan setiap informasi yang dimilikinya agar setiap pengguna dapat dengan mudah memperolah informasi yang dibutuhkannya.

    Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surakarta (UMS) berdiri sejak tanggal 18 September 1958, bersamaan dengan berdirinya IKIP Muhammadiyah Surakarta. Sejak Februari 1994, setelah adanya program sentralisasi layanan di UMS, perpustakaan pusat UMS dan beberapa perpustakaan fakultas yang ada di UMS bergabung menjadi satu yang kemudia dikenal sebagai perpustakaan UMS. Perpustakaan UMS berlokasi di kampus II UMS, dan menempati gedung seluas 4000 m2 yang terdiri dari 4 lantai.

Ragam Layanan

    Ragam layanan yang ditawarkan di perpustakaan UMS terbagi ke dalam  layanan yang bersifat teknis dan layanan langsung kepada pengguna.. Layanan teknis terdiri dari;

1. Pengadaan Koleksi
2. Katalogisasi dan Klasifikasi Koleksi (Pengolahan Koleksi)

Sementara layanan langsung kepada pengguna terdiri dari:

1. Layanan Administrasi
2. Layanan Sirkulasi
3. Layanan Referensi
4. Layanan Periodikal
5. Layanan Cadangan
6. Layanan Internet dan Multi Media
7. Layanan Karya Ilmiah
8. Layanan Koleksi Khusus
9. Layanan Fotokopi

Selain layanan-layanan di atas perpustakaan UMS juag menyediakan layanan yang bersifat online resource yaitu layanan skripsi yang bisa dilihat/didownload abstrak dan  bab 1 nya serta layanan jurnal online.yang dilanggan oleh perpustakaan UMS baik dari dalam maupun luar negeri seperti Proquest, Ebsco dsb. Yang dapat diakses lewat website perpustakaan UMS di http://library.ums.ac.id

Pelayanan perpustakaan merupakan ujung tombak dari perpustakaan itu sendiri baik atau tidaknya sebuah perpustakaan ditentukan oleh pelayanan yang diberikan kepada pengguna. Oleh sebab itu peningkatan pelayanan perpustakaan harus terus dijalankan dan dikembangkan. Beberapa hal yang dapat dijalankan untuk meningkatkan layanan perpustakaan ini adalah

1. Terus meningkatkan layanan-layanan yang sudah ada melalui pengembangan otomasi perpustakaan di setiap titik layanan perpustakaan, pengembangan digital library dengan penambahan konten-konten yang dibutuhkan oleh pengguna, melakukan pengembangan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna melalui riset pengguna terutama dosen dan mahasiswa yang didorong supaya turut aktif berpartisipasi dalam pengembangan koleksi, baik itu koleksi buku, periodikal ataupun koleksi audio visual.
2. Menjalankan Pelayanan Prima, maksud dari pelayanan prima ini adalah setiap pengguna yang berkunjung ke perpustakaan UMS dapat dilayani dengan cepat, tepat, mudah, murah, tuntas dan memuaskan.
3. Menjadikan salah satu layanan sebagai layanan unggulan yang akan menjadi ciri khas perpustakaan UMS, misal Digital library dengan layanan karya ilmiah dan jurnalnya yang memuat konten-konten civitas akademika UMS yang sudah barang tentu jarang ditemukan di perpustakaan-perpustakaan lain.

Pengembangan Teknologi Informasi

    Perkembangan teknologi informasi yang dari hari ke hari sangat cepat menuntut perpustakaan yang notabene sebagai pusat pengelola informasi juga membutuhkan perangkat tersebut untuk dapat melayani pengguna secara prima. Begitu pula dengan perpustakaan UMS yang melakukan pengembangan teknologi informasi dalam hal penerapan sistem otomasi. Perpustakaan.

    Sejak tahun 1994 sebenarnya perpustakaan UMS sudah menerapkan sistem otomasi, namun pada saat itu hanya terbatas pada bagian pengolahan buku dan penelusuran. Program yang dipakai pada saat itu masih berbasis DOS dengan nama pustaka. Sistem ini bertahan hingga 10 tahun.

    Pada tahun 2004 sistem otomasi di perpustakaan UMS diganti dengan sistem yang berbasis windows yang bernama Mypus. Pada tahun ini pula semua layanan sudah terotomasi, program ini diluncurkan bersamaan dengan proses barcoding bahan pustaka.

    Perkembangan selanjutnya, semakin bertambahnya jumlah koleksi dan beragamnya kebutuhan perpustakaan UMS, maka memaksa perpustakaan untuk menggunakan software yang dapat menampung jumlah koleksi dalam jumlah besar. Oleh karena itu pada tahun 2008 Perpustakaan UMS kembali berganti program dengan KOHA yaitu sebuah software opensource berbasis web yang memiliki metadata berstandard internasional dan memungkinkan pula memuat jumlah koleksi dalam skala besar, kelengkapan fasilitas dan fitur yang menarik user friendly, serta kemampuan berintegrasi (operability) dengan program-program aplikasi lainnya. Program ini diluncurkan bersamaan dengan kegiatan stock opname dan pemasangan security gate.

    Selain otomasi, perpustakaan UMS juga mengembangkan program digital library yang dapat membantu pengguna untuk mengakses informasi-informasi yang disediakan di web site perpustakaan setiap saat secara online tanpa tergantung pada jam buka perpustakaan. Pada awalnya program digital ini dilaksanakan ketika perpustakaan UMS mendapatkan dana PMP (Peningkatan Mutu Pembelajaran) dari Dikti, Pada akhir tahun 2006 dimulailah proses upload hasil-hasil penelitian civitas akademika UMS (skripsi), dengan target 4000 skripsi. Setelah target tercapai maka selesai pulalah kegiatan upload ini. Selanjutnya proses upload ini hanya dijalankan oleh 1 atau 2 orang petugas saja, padahal minat pengguna untuk memanfaatkan layanan ini luar biasa banyaknya, bisa ratusan bahkan ribuan per harinya. Saking banyaknya pengunjung yang mengakses, pada jam-jam sibuk sering mengakibatkan sistem error. Maka praktis antara tahun 2007 s.d. 2008  jumlah skripsi yang dientri hanya berapa persennya saja dari jumlah skripsi yang masuk. Setelah dilakukan evaluasi dan perbaikan sistem maka pada awal 2009 program ini kembali dijalankan, sehingga hampir semua skripsi yang masuk dapat diupload dan diakses oleh pengguna. Dan hasilnya sangat memuaskan karena dapat mendongkrak peringkat webometric UMS, dari ranking 5423 (Jan 2009) menjadi ranking 2685 (Juli 2009). Hal ini terlihat dari jumlah persentase pengunjung yang mengunjungi website ums.ac.id sebanyak 75 % nya adalah yang berkunjung ke websitenya perpustakaan UMS.

Pengembangan SDM

Sumber daya manusia (SDM) merupakan faktor utama dalam sebuah institusi manapun, begitu pula dengan perpustakaan UMS SDM mempunyai peranan paling krusial dalam menjalankan perpustakaan ini. Karena merupakan faktor utama maka SDM ini dituntut untuk mempunyai kompetensi yaitu kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan, sikap, nilai dan perilaku serta karakteristik yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan secara optimal dalam memberikan layanan kepada pengguna. Melalui kompetensi ini akan menjamin terwujudnya layanan yang bermutu, oleh karena itu kompetensi ini harus selalu ditingkatkan secara berkelanjutan. Tujuan peningkatan ini adalah untuk mengikuti perkembangan zaman, untuk mengikuti kemajuan di bidang IPTEK dan meningkatkan profesionalisme.

    Beberapa hal yang dapat dilakukan dalam rangka peningkatan kompetensi ini adalah

1. Studi Lanjut, baik itu Diploma, sarjana atau pun pasca sarjana. Melalui studi lanjut ini kemampuan dan pengetahuan staf perpustakaan bisa dikembangkan dan ditingkatkan lagi sehingga dapat diterapkan untuk kemajuan perpustakaan UMS.
2. Menyelenggarakan dan mengikuti berbagai macam pelatihan, seperti pelatihan internet, penelusuran jurnal, pengoperasian komputer, pengolahan data, pengembangan software, komunikasi dsb. Diharapkan dengan pelatihan ini setiap staf mempunyai kemampuan yang merata minimalnya kemampuan yang dimiliki setiap staf perbedaannya tidak terlalu jauh. Melalui pelatihan ini pula diharapkan staf yang ahli dalam suatu bidang tidak hanya 1 atau 2 orang saja.
3. Mengikuti Seminar dan Workshop, Melalui kegiatan ini diharapkan staf dapat mengembangkan dan meningkatkan wawasan dan pengetahuan tentang perpustakaan.

    Diharapkan dengan adanya peningkatan kompetensi ini kualitas layanan perpustakaan juga semakin meningkat, sehingga staf perpustakaan khususnya pustakawan mampu menjadi agen of change yang mampu memberikan perubahan kepada penggunanya, baik dalam hal kemampuan, sikap, maupun keterampilan dan juga mempunyai berbagai macam ide dan saran untuk pengembangan perpustakaan UMS. Dan diharapkan pula setiap staf perpustakaan mampu memberikan solusi untuk pimpinan atas setiap masalah yang muncul.

Peluncuran Program Baru

    Prioritas program kegiatan perpustakaan UMS saat ini adalah “Peningkatan relevansi dan kualitas diri” Program kegiatan ini dikembangkan menjadi beberapa program kegiatan

• OPAC (Online Public Access Catalog)

OPAC yang baru diluncurkan pada tahun ini adalah penelusuran informasi koleksi menggunakan multisearch, yaitu semacam catalog induk yang berbasis web yang digunakan untuk menelusur semua koleksi perpustakaan UMS, baik melalui intranet maupun internet. MultiSearch ini melengkapi OPAC yang ada sebelumnya yaitu penelususran koleksi buku dan penelusuran koleksi karya ilmiah.

• Informasi Literasi

Kegiatan ini sebetulnya merupakan kelanjutan dari pelatihan internet yang sudah dijalankan sejak tahun 2002. Sejalan dengan perkembangan zaman maka pelatihan ini kemudaian dikembangkan menjadi beberapa macam pelatihan, dan pada tahun ini diluncurkan  beberapa pelatihan baru antara lain:

1.Pelatihan OfficeWriter dan Endnote

2.Pelatihan Paraphrasing

• User Education

Pendidikan pemakai (user education) di perpustakaan UMS sebetulnya sudah dilaksanakan sejak tahun 2002. Dan pada pelaksanaan tahun ini diluncurkan model user education dengan system studi tour.

• Account SSO

SSO atau Single-Sign-On adalah teknologi yang mengizinkan pengguna mengakses sumber daya dalam jaringan hanya dengan menggunakan satu akun pengguna saja.

Belajar bersama Perpustakaan vs Open Your Mind

    Belajar bersama perpustakaan, merupakan slogan dari perpustakaan UMS, karena di perpustakaan pengguna bisa bebas seluas-luasnya mempelajari berbagai hal, mulai dari  belajar internet, penelusuran informasi sampai belajar ilmu pengetahuan.

    Menurut saya slogan di atas terlalu formal dan kurang gaul, karena sebagian besar pengguna perpustakaan UMS adalah mahasiswa S1 yang masih berumur antara 18-22 tahun. Selain itu kata belajar kesannya agak berat karena di ruang kuliah mahasiswa juga menjalani proses belajar, mungkin salah satunya itu juga sih yang menjadikan kata belajar dijadikan slogan perpustakaan, Karena perpustakaan merupakan unit pendukung dalam proses belajar mengajar di perguruan tinggi.

    Open your mind, buka wawasan anda bersama perpustakaan UMS, saya nilai lebih ringan dan padat karena  melalui slogan tersebut semua fungsi perpustakaan PT tercakup baik itu sebagai sumber informasi, pendidikan, penelitian dan juga rekreasi. Melalui Open your mind pengguna diajak membuka pikiran untuk menemukan informasi lebih mendalam, Belajar lebih mandiri, Menemukan hal-hal inovatif, Berselancar menembus dunia maya atau mungkin hanya sekedar santai menonton televisi dan membaca informasi ringan seperti majalah popular ataupun tabloid.

Daftar Pustaka

1. __________.Panduan Perputskaan, Surakarta: Perpustakaan UMS, 2009
2. __________.Perpustakaan Universitas MUhammadiyah Surakarta 2006-2007, Surakarta: Perpustakaan UMS, 2006
3. http://:library.ums.ac.id
4. HERMAWAN, Rachman & Zulfikar Zen. Etika Kepustakawanan: Suatu pendekatan terhadap kode etik pustakawan Indonesia, Jakarta: Sagung Seto, 2006